Více než desetinásobné zrychlení účetnictví a vytvoření reportingu, který podporuje růst – jak jsme to udělali?
Podívejte se, jaké kroky vedly u BrainMarketu k největším změnám – a co z toho můžete použít i vy.
BrainMarket je jedna z nejrychleji rostoucích firem v Česku. Zaměřuje se na suplementy, potraviny, biohacking a zdravý životní styl obecně.
Rodina značek BrainMarket se pořád rozšiřuje, aby pokryla všechny aspekty aktivního života. Firma se nezastavila u e-commerce, a provozuje i kamenné prodejny. V posledních letech expanduje do zahraničí – momentálně působí v devíti zemích a chystá se do dalších.
Výzva
BrainMarket nás oslovil v momentu, kdy jejich předchozí účetní služba přestala stačit tempu expanze.
Ani samotný software nezvládal datový objem – jenom otevření databáze trvalo hodinu. Účetnictví bylo tím pádem pomalé a neprůhledné.
Navíc jim chyběla interpretace dat a byznysový přesah. O finančním řízení nemohla být ani řeč. BrainMarket proto hledal partnera, který bude proaktivně komunikovat a řešit problémy holisticky.
Nutně bylo třeba dostat pod kontrolu celé účetnictví: od schvalování nákladů přes zaměstnanecké výdaje až po sestavení byznys plánu.
Zásadní roli hrála i expanze do zahraničí. Klient hledal partnera, který zvládne účetní a daňový servis mimo Česko (konkrétně pro Německo) a dokáže věci vnímat v co nejširším kontextu.
K tomu všemu šlo BrainMarketu o přechod na digitální účetnictví – hladce a bez zbytečných otřesů.
Řešení
Celý projekt jsme museli vykopnout co nejrychleji, protože se z účetnictví stalo úzké hrdlo.
Doslova v rekordním čase se nám povedlo napojit 38 datových mostů – objednávky, tvorba faktur, platby, platební terminály, banky (a to i ze zahraničí, třeba z Chorvatska nebo Bulharska), úhrady vydaných a přijatých dokladů…
Všechno – napříč procesy a zeměmi – začalo mluvit stejnou řečí.
Jak jsme postupovali, krok za krokem
Komunikace
Vždy je našim cílem, aby byl přechod od předešlého dodavatele co nejhladší. Proaktivně jsme sami komunikovali s původním poskytovatelem. Získávali od něj podklady a zároveň mu vysvětlovali, co je při přestupu třeba, aby všechno proběhlo bez zbytečných záseků.
Nápor dat
BrainMarket expandoval tak rychle, že během prvního kvartálu se počet faktur oproti původní domluvě zdvojnásobil. Museli jsme se vypořádat masivním objemem dat a zvýšit rychlost načítání do účetních softwarů. Jedinou cestou bylo sáhnout přímo do hardwaru a přetaktovat výkon našich stanic.
Finanční řízení
Po technickém restartu jsme se vrhli na samotné účtování a finanční řízení. Nová výsledovka se napojuje na interní byznys plán a dává nám i vedení jistotu při zodpovídání klíčových otázek.
Nekončící vývoj
Vždycky hledáme způsob, jak celé účetnictví posouvat. Proto jsme v rámci práce pro BrainMarket začali za vlastní peníze vyvíjet pokročilý nástroj pro plánování a párování plateb, který by zvládl stovky tisíc zápisů měsíčně. Díky tomu teď dokážeme automatizovat 80 % úhrad, a během roku hodláme dosáhnout 95 %.
Výsledky
Transformace účetnictví přinesla BrainMarketu novou úroveň kontroly, rychlosti a přehlednosti.
To, co dřív fungovalo s vypětím všech sil – nebo ani neexistovalo – dneska běží plynule a s jasným výhledem do budoucna.
Víc než 10× rychlejší účetnictví. Bezprecedentní datové napojení, automatizace a nastavení efektivní schvalovací matice dramaticky zrychlyly celé účetnictví. Co trvalo dny, je teď otázkou hodin. Přenos faktur a jejich zpracování se dostal na 36 h.
Několikanásobně zrychlení měsíčních závěrek. Dřív klient řešil závěrky jednou ročně. S námi fungují na měsíční bázi.
Zrychlené zpracování mezd. Přepracování mzdového systému zajistilo, že výplaty běží přesně, včas a bez ručního zásahu.
Manažerský reporting 24/7. Vedení má odkudkoliv a kdykoliv k dispozici pohled na aktuální čísla.
BrainMarket má účetnictví, které je pružné, spolehlivé a srozumitelné. S naší pomocí dokážou vlastní čísla interpretovat, pochopit, a strategicky se rozhodovat.
Ví, kam míří, a mají zajištěné kvalitní finanční řízení – můžou se tak věnovat růstu a expanzi.
„Obrátili jsme se na Digiro, protože nás zaujalo jejich unikátní digitální řešení, které přímo pasovalo na náš business a na to, s čím jsme se potýkali – do té doby jsme měli všechno offline. Právě díky Digiru jsme se úspěšně zdigitalizovali. Na spolupráci mě nejvíc těší, že s čímkoliv, s čím jsme přišli, si poradili. Na každý problém našli řešení.“
Co si odnést
Vyberte si správný software.
Měl by zvládnout tempo a komplexitu vaší firmy. Nestačí „něco, co funguje.“ Klíčové je, aby byl moderní, propojitelný a otevřený automatizacím.
Nastavte si účetní osnovu správně.
Tady naráží skoro všichni. Klíč k úspěchu není mít 1000 nepřehledných účtů, ale přehledné řazení podle důležitosti. Nám se osvědčilo, že: „Dokonalá osnova je taková, ze které se nedá nic ubrat.“
Ujistěte se, že vaši účetní vidí za čísla.
Ani skvěle zpracované doklady nestačí – nechcete dodavatele, ale partnera, který rozumí finančnímu řízení a umí interpretovat výsledky.
Nastavte si závěrku na měsíční bázi.
Roční nestačí. Častější závěrka v kombinaci s online reportingem a dobrou výsledovkou dává prostor dělat zdravá rozhodnutí v reálném čase.
Vypilujte svou schvalovací matici.
Jasná pravidla znamenají míň chyb, míň e-mailů a víc času na důležité věci.
Využijte pokrok.
(všichni ostatní to dělají nebo budou). Vytěžováním přes AI a digitalizací účetnictví získáte desítky hodin měsíčně navíc – a eliminujete zbytečné chyby.
Pojďte to s námi taky posunout
Pojďte se seznámit. Call je nezávazný a zdarma.
Ukážeme vám na něm, jaké je účetnictví nového století.
Probereme váš business a technologie a řekneme si, jak si stojíte. A stihneme se pobavit i o tom, jak vás posunout dál.