RAYNET: „Na určité úrovni digitalizace jsme už byli, ale s Digirem jsme šli o level výš.“
Jak se nám povedlo cloudové CRM jedničce účetnictví digitalizovat, převést do režimu „zero admin“, zrychlit a ještě víc připravit na další expanzi.
RAYNET CRM je v Česku lídr mezi cloudovými řešeními pro řízení vztahu se zákazníky.
Má přes 21 000 aktivních uživatelů a firma každoročně roste o více než 30 %. Kromě toho se víc a víc dynamicky rozvíjí v zahraničí (s obchodem pomáhá už ve 118 zemích).
Výzva
Klient měl k digitálnímu účetnictví nakročeno a zčásti už bezpapírově fungoval. Zároveň si v RAYNETU ale uvědomili, že jde jít dál a lépe.
Software neodpovídal nárokům firmy. V době, kdy spolupráce startovala, měli navíc svou vlastní účetní kancelář. Část agendy byla roztříštěná – například si většinu podkladů ve velkém připravovali sami interně, neměli datové napojení, chyběla automatizace i pokročilý systém, který by všechno zastřešil.
Chtěli partnera, který se orientuje v cutting-edge technologiích, a který zvládne celou agendu uchopit komplexně. S přesahem do právního a daňového poradenství – u nás i v zahraničí – a podpory při expanzi.
Řešení
Nejdřív ze všeho jsme museli vyměnit zastaralý účetní software. Přímo do něj jsme pak napojili stávající DMS, takže přijaté doklady se rozřazují automaticky bez zásahu člověka.
Zároveň jsme chtěli nastavit fulltextové vyhledávání. Vybudovali jsme proto dva nezávislé archivy účetních softwaru: v ERP i DMS systému. To přineslo větší komfort a jistotu v práci s daty – a navíc silnější bezpečnost.
Specifický problém. Technickou výzvou bylo správné datové napojení a párování – kromě toho, že jsme budovali celkem 16 datových mostů, jsme narazili na překvapení, které nešlo řešit standardně. Některé faktury totiž obsahovaly specifický symbol, který softwary nedokázaly rozeznat a spárovat. Ve výsledku by to znamenalo ruční párování – takže větší denní zátěž, zpomalení a riziko chybovosti. To nepřipadalo v úvahu. Přišli jsme s vlastním řešením, kterým jsme limity softwaru a brány obešli – účetní systém jsme přeučili, aby vnímal specifický symbol jako variabilní. Všechno běží správně a bez ručního zásahu.
Jak jsme postupovali, krok za krokem
Digiro má zájem dělat věci tak, jak je potřebujeme my. A jsou schopni je řešit komplexně, nejen v rámci účetnictví.
Výsledky
RAYNET získal zásadní úlevu v administrativě, výrazné zrychlení všech klíčových procesů a především větší oporu do budoucího rozvoje.
Digitalizace dotažená do smysluplného celku. Systémy spolu mluví, doklady se přenáší automaticky a všechny informace jsou vždycky po ruce.
25× rychlejší zpracování bankovní agendy. Klient nemusí zápasit s přípravou podkladů bance. Načítání a párování transakcí jsme automatizovali a probíhá kontinuálně.
12× rychlejší závěrka. Probíhá každý měsíc, a navíc ji společně pravidelně vyhodnocujeme – takže RAYNET má vždycky přesné a aktuální informace a může dlouhodobě plánovat.
Vyšší bezpečnost a přehlednost díky fulltextovému vyhledávání a kompletní historie každé transakce. Ještě větší odbourání slepoty.
Zjednodušení procesů na straně klienta. Klient jen schvaluje, všechno ostatní je automatizováno a řešíme to my.
RAYNET má jednoho partnera, který jejich agendě rozumí nejen v Česku, ale i v zahraničí.
Jistota do budoucna. Účetnictví má klient vyřešeno komplexně, včetně finančního řízení nebo právních a daňových otázek.
S pevnou půdou pod nohama se RAYNET dívá dopředu a strategicky roste.
Na určité úrovni digitalizace jsme už byli, ale s Digirem je to o level výš. To, co jsme dříve interně teprve řešili, je pro ně standard. Navíc nám spolupráce dává jistotu, že se na účetní firmu můžeme spolehnout – nejen na samotné účetnictví, ale třeba i z pohledu právních a legislativních věcí. Můžeme spoléhat i na to, že Digiro má přesah a přístup k dalším kontaktům a partnerům, kteří nám mohou pomoct v expanzi.
Co si odnést
Chcete budovat data-driven firmu?
Začněte u výběru účetní agentury. Bez partnera, který ví, co dělá, se z data-driven stane jenom hezký buzzword. Pokud jsou čísla pomalá, nepřesná nebo špatně interpretovaná, nemůžete se podle nich rozhodovat.
Nastavte účetnictví smysluplně.
Řekne se to snadno, udělá hůř. Od schvalování přes pravidelné závěrky až po porady nad čísly – když všechno funguje dobře, dokážete firmu řídit podle dat a v reálném čase.
Automatizujte.
Ruční přepisování nebo párování by mělo zůstat v minulém století. Získáte čas na věci, u kterých vás firma opravdu potřebuje.
Potřebujete účetního, který nenechá agendu na vás.
Dobrý partner postaví celý proces tak, aby vás nezatěžoval, ale poháněl.
Pojďte to s námi taky posunout
Pojďte se seznámit. Call je nezávazný a zdarma.
Ukážeme vám na něm, jaké je účetnictví nového století.
Probereme váš business a technologie a řekneme si, jak si stojíte. A stihneme se pobavit i o tom, jak vás posunout dál.